Aidat takibi için daire, dönem, tahakkuk ve ödeme bilgisini birlikte tutmak gerekir. Ancak “aidat defteri” adıyla her apartmanın ayrıca tutması zorunlu, tek tip bir resmî defter bulunmaz. Yöneticinin kayıt ve belge saklama yükümlülüğü Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesinde düzenlenir.

Aidat defteri ile kanuni defter aynı şey mi?

Yönetici kurul kararlarını, protokolleri, ihtar ve tebligat özetlerini ve giderleri kanunun öngördüğü deftere tarih sırasıyla yazar; gider belgelerini ve diğer belgeleri dosyada saklar. Bu defterin yıl sonunda noter kapanış tasdiki de kanunda düzenlenir. Aidat çizelgesi veya yazılım kaydı, bu yükümlülüğün tamamını tek başına karşılamaz; banka ekstresi de karar ve gider belgesinin yerine geçmez.

Her daire için hangi bilgiler kaydedilmeli?

  • Bağımsız bölüm, malik ve gerekiyorsa kiracı bilgisi; kişisel veriye erişimi görevle sınırlayın.
  • Dönem, onaylı işletme projesi veya kurul kararı, gider türü ve tahakkuk tutarı.
  • Son ödeme tarihi, tahsil tarihi, tutar, ödeme kanalı ve dekont/makbuz numarası.
  • Devir bakiyesi, kısmi ödeme, düzeltme ve varsa gecikme tazminatı hesabı.

Örnek kayıt: “Daire 12 | Ekim 2026 | ortak gider avansı 1.500 TL | 10 Ekim vade | 9 Ekim banka 1.500 TL | bakiye 0 TL”. Böylece tahakkuk ve tahsilat karıştırılmaz.

Gecikme, denetim ve şeffaflık

KMK 20’de geciken ortak gider ve avans için aylık yüzde 5 gecikme tazminatı öngörülür; bu oran yalnızca yönetim planına yazılmışsa geçerli değildir. Gider paylaşımında her kalem için aynı ölçü kullanılmaz: kapıcı giderleri ile diğer ortak giderler kanunda farklı esaslara bağlanmıştır; yönetim planı ve geçerli kararlar da incelenmelidir.

Kat malikleri kurulunun seçtiği denetçi, yönetimin hesaplarını denetler. Yönetici de gelir ve giderin dayanağını belgeleriyle açıklayabilmelidir. Kişi bazında borç listelerini herkesin görebileceği panolarda yayımlamak yerine yetkili kişilere güvenli erişim sağlayın.

Excel veya yazılım kullanılabilir mi?

Evet, yardımcı aidat çizelgesi dijital tutulabilir; yedekleme, işlem geçmişi ve dekont eşleştirmesi önemlidir. Dijital kayıt, kanuni defterin biçim ve tasdik yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Yönetim değişiminde karar defteri, banka mutabakatı, tahakkuk listesi ve gider belgeleri tutanakla devredilmelidir.