Kat malikleri toplantısında gündem, katılanlar, görüşmeler ve oylar anlaşılır biçimde kaydedilmelidir. Ancak ayrı bir toplantı tutanağı, karar defterinin yerine geçmez. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.32, kurul kararlarının sayfaları noter mührüyle tasdikli karar defterine yazılmasını ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanmasını düzenler. Aşağıdaki örnek, görüşmeleri ve kararları düzenli yazmak için uyarlanabilir bir taslaktır; kararın geçerliliği toplantı çağrısı, yeter sayılar ve kanuni kayıt koşullarına bağlıdır.
Toplantı tutanağı ile karar defteri arasındaki fark
Tutanak, kimlerin katıldığını ve gündem maddelerinde neler konuşulduğunu özetleyebilir. Karar defteri, kat malikleri kurulu kararının KMK m.32 uyarınca yazıldığı ve imzalandığı kayıttır. Aykırı oy kullanan malik, karşı oy gerekçesini belirterek imzalar. Ayrı tutanak düzenlenmesi, eksik toplantı çağrısını, yanlış oy çoğunluğunu veya karar defterindeki imza eksikliğini kendiliğinden düzeltmez.
Toplantı tutanağı örneği
Başlık: [Apartman/site adı] kat malikleri kurulu toplantı tutanağı
Tarih ve yer: [Gün/ay/yıl, saat, adres veya toplantı yeri]
Toplantı türü: [Olağan/olağanüstü; çağrı bilgisi]
Katılanlar: [Bağımsız bölüm, malik veya yetkili temsilci, imza; hazirun listesine atıf]
Gündem: [Önceden bildirilen maddeler]
Görüşmeler: [Her gündem için kısa, tarafsız özet]
Oylama: [Kabul, ret, çekimser oyları ve varsa arsa payı hesabı]
Karar: [Tam karar metni, uygulanacak iş, sorumlu kişi, tarih]
Kapanış: [Toplantı bitiş saati ve varsa ekler]
Bu şablon kişisel veriler içerebilir. Tutanak ve hazirun listesini yalnız gerekli kişilerle, gerekli kapsamda paylaşın. Karar metnini karar defterine usulüne uygun geçirin; yeter sayıyı her gündem maddesi için ilgili KMK hükmüne göre hesaplayın.
Örnek karar kaydı nasıl yazılır?
Gündem: Ortak alan aydınlatması. “Ortak alan aydınlatmasının bakım ihtiyacı görüşüldü. [Teklifin kapsamı ve bütçesi] için yapılan oylamada [kabul], [ret] ve [çekimser] oy kullanıldı. Katılım, arsa payı ve karar yeter sayısı [ilgili hüküm ve yönetim planı] uyarınca kontrol edildi. Kararın uygulanması için [görevli] yetkilendirildi.”
Bu örnek bir kararın geçerli olduğunu varsaymaz. Konu basit bakım mı, yenilik veya ilave mi, ortak yerde inşaat mı soruları gerekli çoğunluğu değiştirebilir. “[Üç kabul oyuyla kabul edildi]” gibi tek başına sayı veren bir kayıt yeter sayıyı ispatlamaz.
Hazırlarken kontrol listesi
- Çağrı, gündem ve toplantı tarihi kayıtlarını saklayın.
- Maliklerin ve yetkili temsilcilerin bağımsız bölümünü, katılımını ve oy hakkını kontrol edin.
- Her önerinin tam metnini ve oy dağılımını ayrı yazın.
- Kararın gerektirdiği sayı ve arsa payı çoğunluğunu konuya göre hesaplayın.
- Karar defterine kaydedin ve toplantıda bulunan maliklerin imzalarını alın; karşı oy gerekçelerini belirtin.
- Ekleri ve sonraki düzeltmeleri tarihli, izlenebilir şekilde saklayın. İmzalı eski kaydı sessizce değiştirmeyin.
Tutanağa veya karara itiraz
Maddi hata gören malik yönetime yazılı düzeltme isteği gönderebilir. Kurul kararının iptali ise ayrı hukuki yoldur. KMK m.33 uyarınca toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik için karar tarihinden, katılmayan malik için kararı öğrenmesinden başlayan bir aylık süre; kural olarak karar tarihinden itibaren altı aylık üst süre vardır. Yokluk veya mutlak butlan hâlleri istisnadır. Somut kararın niteliğini ve süreyi değerlendirmek gerekir.
Sık sorulan sorular
Ayrı toplantı tutanağı zorunlu mu?
KMK m.32'nin açıkça düzenlediği kayıt karar defteridir. Görüşmeleri özetleyen ayrı tutanak yararlı olabilir; defter ve imza koşullarının yerini almaz.
Tutanağı kim yazar?
Yönetici, görevlendirilen bir katılımcı veya toplantı sekreteri görüşmeleri yazabilir. Karar defterindeki kanuni imza ve kayıt sorumluluğu ayrıca yerine getirilmelidir.
Kararlar WhatsApp grubunda paylaşılabilir mi?
Uygun kapsamda bilgilendirme yapılabilir. Mesajlaşma, kanuni çağrı, karar defteri ve imza usulünün otomatik alternatifi değildir. Ad, daire ve borç gibi verileri gereksiz kişilere açmayın.
Karar kaydı ve iptal koşulları için Adalet Bakanlığı Kat Mülkiyeti Kanunu metnindeki 32 ve 33. maddeleri inceleyin.