Apartmanda gürültü, ortak alan, bakım veya aidat konusunda çıkan anlaşmazlıklarda ilk iş, tarafların şikâyetini somut olay ve belgeye indirmektir. Yönetici her özel anlaşmazlığın hakemi değildir; görev alanını ayırıp karar ve iletişim kayıtlarını düzgün tutmalıdır.
1. Sorunu ve yetki alanını belirleyin
Şikâyetin tarihini, yerini, etkisini ve varsa fotoğraf, fatura veya karar kaydını not edin. Ortak yer ve yönetim planı ile ilgili bir konuysa yönetimin görevleri incelenir. Yalnızca kiraya veren ile kiracının özel sözleşmesini ilgilendiriyorsa yöneticinin tek başına tahliye veya kira kararı verme yetkisi yoktur.
2. Tarafları ayrı ayrı dinleyin
Önce her tarafa aynı olayı kendi açısından anlatma fırsatı verin. Kişisel suçlama yerine ölçülebilir sorular sorun: Hangi saatlerde gürültü oldu? Hangi ortak alan kullanıldı? Hangi gider hangi karara dayanıyor? Kişisel bilgileri ilgili kişilerle sınırlı paylaşın.
3. Kural ve belgeleri karşılaştırın
Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetim planı, kurul kararları ve ilgili sözleşmeleri birlikte inceleyin. Eski bir uygulamanın yazılı karara dayanıp dayanmadığını belirleyin. Eksik belge varsa taraflardan tamamlamasını isteyin; doğrulanmamış iddiayı karar gibi duyurmayın.
4. Uygulanabilir bir çözüm yazın
Tarafların kabul ettiği adımı, sorumluyu ve tarihi kısa bir kayıtla netleştirin. Örneğin ortak alan bakımında keşif ve teklif tarihi, gürültüde belirli saatler için uyulacak kural yazılabilir. Yönetim kurulunun veya kat malikleri kurulunun karar vermesi gereken bir konuda bu usulü izleyin.
5. Resmî arabuluculuğu doğru konumlandırın
Yöneticinin tarafları konuşturması ile kanundaki arabuluculuk farklı süreçlerdir. Adalet Bakanlığına göre 1 Eylül 2023’ten beri Kat Mülkiyeti Kanunu, kira ve komşuluk hukukundan kaynaklanan belirli uyuşmazlıklarda dava öncesi arabulucuya başvuru dava şartıdır. Hangi talebin bu kapsama girdiğini, acil koruma ihtiyacını ve süreleri somut olayda hukuk uzmanıyla değerlendirin. Arabuluculuk her durumda anlaşma zorunluluğu anlamına gelmez.
6. Sonucu izleyin
Kararlaştırılan tarihte çözümün uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin. Süren bir güvenlik riski veya şiddet varsa bunu sıradan komşu tartışması gibi ele almayın; ilgili acil yardım ve yetkili makamlara başvurun.