Denetim raporu, yönetimin gelir-gider kayıtları ile karar ve belgelerinin incelenmesi sonucunu kat maliklerine açıklar. Kat malikleri kurulu denetimi kendisi yapabilir veya kendi arasından bir denetçi ya da üç kişilik kurul seçebilir. Denetçi yönetici yerine harcama yapmaz, yöneticiyi tek başına görevden almaz. Raporun amacı bir “suç kararı” vermek değil, incelenen kayıtları, bulguları ve önerilen düzeltmeleri dayanaklarıyla göstermektir.
Denetim ne sıklıkla yapılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu m.41 uyarınca hesapların denetim zamanı yönetim planında yazmıyorsa üç ayda bir hesap denetlenir; haklı sebep varsa başka zamanda da denetim yapılabilir. Denetçi veya kurul seçilmişse rapor yönetim planında yazılı zamanda, böyle bir zaman yoksa takvim yılının ilk ayında kurula sunulur. Hesabın üç aylık kontrolü ile raporun kurula sunulma zamanı aynı şey değildir. Raporun çoğaltılıp maliklere gönderilmesi ve denetçi kararlarının noter tasdikli denetim defterine yazılması usulü de m.41'de düzenlenir.
Rapor için hangi belgeler incelenir?
- Yönetim planı, kurul kararları ve onaylı işletme projesi.
- Önceki dönem devreden bakiye, aidat tahakkuk ve tahsilatı.
- Banka hesap dökümleri, kasa kaydı, ödeme dekontları.
- Fatura, makbuz, hizmet sözleşmesi ve teklif/karar dayanakları.
- Personel ücretleri, SGK ödemeleri, asansör ve bakım giderleri.
- Varsa ortak alan kira gelirleri, borçlar ve icra takipleri.
Her apartmanın vergi beyannamesi verdiği veya aynı sigorta/personel belgelerine sahip olduğu varsayılmaz. İnceleme, yönetimin gerçekten yaptığı işlemlere göre düzenlenir.
Gelir-gider mutabakatı nasıl yapılır?
Önceki dönem kapanış bakiyesine dönem gelirlerini ekleyip giderleri çıkarın; çıkan tutarı dönem sonu banka ve nakit bakiyesiyle karşılaştırın. Tahakkuk eden ama ödenmeyen aidat ile tahsil edilmiş para ayrı gösterilmelidir. Her önemli gideri faturası, ödeme dekontu, ilgili kurul kararı veya sözleşmeyle eşleştirin. Açıklanamayan fark varsa tutarı ve hangi belgeye ihtiyaç olduğunu rapora yazın; kanıtlanmamış bir farkı doğrudan zimmet olarak nitelemeyin.
Kopyalanabilir denetim raporu taslağı
… Apartmanı/Sitesi Denetim Raporu
Dönem: … / Rapor tarihi: …
Denetçi/kurul üyeleri: …
İncelenen belgeler: karar defteri, işletme projesi, banka dökümü, gider belgeleri …
Devreden bakiye: … TL; tahsil edilen gelir: … TL; ödenen gider: … TL; hesaplanan kapanış: … TL; banka/kasa toplamı: … TL.
Bulgular: 1) … belgesi … tutarlı işlemde bulunamadı. 2) … gideri proje/kararla karşılaştırılmalı.
Yönetimin açıklaması: …
Önerilen işlem ve tarih: …
İmza: …
Bu metin örnektir; sitede indirilebilir PDF dosyası sunulmamaktadır. Raporun dayandığı belge ve dönem açık yazılmalıdır.
Usulsüzlük şüphesinde ne yapılır?
Önce yönetimden belge ve yazılı açıklama isteyin; fark sürüyorsa raporda açıkça belirtip kat malikleri kuruluna sunun. Haklı sebep varsa KMK m.29'a göre olağanüstü toplantı çağrısı gündeme gelebilir. Görevden alma kararını denetçi değil, yetkili kurul veya somut durumda mahkeme verir. Her eksik fatura otomatik suç duyurusu veya “suçu bildirmeme suçu” anlamına gelmez; ağır iddialarda delil ve hukuki yol ayrı incelenmelidir.