Site yönetiminde şeffaflık, kat maliklerinin ortak paranın hangi karar ve belgeye dayanarak harcandığını anlayabilmesidir. Bunun için herkesin kişisel borcunu herkese açmak gerekmez. Düzenli rapor, erişilebilir belge ve doğru yetkilendirme birlikte kullanılmalıdır.
1. Bütçeyi kalem kalem gösterin
İşletme projesinde temizlik, personel, enerji, bakım, sigorta ve planlı onarımı ayrı satırlarda sunun. Her satıra tahmini tutar ve hesaplama dayanağı ekleyin. Önceki yılın gerçekleşen tutarını da yanına koyun; böylece artışın hangi giderden kaynaklandığı görülebilir.
2. Gerçekleşen gelir ve giderleri düzenli raporlayın
Aidat tahsilatı, diğer gelirler, ödenen faturalar, kalan bakiye ve vadesi geçmiş alacakları dönemlik özetleyin. Fatura, makbuz, sözleşme ve banka hareketlerini düzenli saklayın. Kat maliklerinin inceleme ve denetim hakları için Kat Mülkiyeti Kanunu’ndaki hesap verme ve denetim hükümlerini izleyin. Özet rakamın hangi belgeye dayandığı anlaşılır olmalıdır.
3. Kararları ve oyları kaydedin
Toplantı çağrısında gündemi ve karar verilecek tutarları belirtin. Toplantı kararını, oy durumunu ve varsa karşı oy gerekçesini karar defterine yazın. Her karar oy birliği gerektirmez; konuya göre kanundaki ve yönetim planındaki yeter sayıyı kontrol edin. Anketler görüş toplamaya yarar, resmî kararın yerine geçmez.
4. Borç bilgisini yetkili kişilerle sınırlı paylaşın
2026 tarihli Kişisel Verileri Koruma Kurulu ilke kararı, isim, daire ve borç tutarı içeren listelerin asansör, bina girişi veya koridor gibi ortak yerlere asılmasını hukuka aykırı buldu. Bilgilendirme için ilgisiz üçüncü kişilerin erişemeyeceği kapalı iletişim grupları veya bu işe ayrılmış uygulamalar kullanın. Paylaşılan veri amaçla sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Genel bütçe özetinde kişileri tanımlayan borç ayrıntılarını göstermeyin.
5. Sorular için izlenebilir bir kanal açın
Kat maliklerinin harcama kalemine ilişkin soru sorabileceği e-posta veya yönetim başvuru kanalı belirleyin. Başvuru tarihini, verilen yanıtı ve gerekiyorsa düzeltmeyi kaydedin. Kişisel verileri içeren belgeleri yalnızca yetkili alıcıya ulaştırın.
Bu adımlar hem hesap vermeyi hem veri güvenliğini destekler. Somut belge paylaşımında yönetim planı, kanun ve kişisel veri yükümlülükleri birlikte değerlendirilmelidir.