Apartman yöneticisinin her binada “ziyaretçi defteri”, “yönetici kimlik belgesi” veya ayrı “banka hesap defteri” tutma zorunluluğu yoktur. Temel dosya, yönetim planı, kat malikleri kararları, işletme projesi, yönetim hesapları ve gider belgeleridir. Personel, asansör, sigorta veya kiraya verilen ortak yer varsa bu işlemlerin kendi belgeleri de eklenir. Hangi evrakın zorunlu olduğu binanın özelliğine ve yapılan işe bağlıdır.
Yönetim planı ve yönetici seçimi
Tapudaki yönetim planı, binanın yönetim düzenini belirler. Yönetici seçimi veya atanması kat malikleri kurulu kararında gösterilir; her apartman için ayrıca devletçe verilmiş “yönetici kimlik kartı” gerekmez. Banka veya kurum, işlem için güncel karar örneği ve temsil bilgisi isteyebilir. Yeni yönetim eski yöneticiden planı, karar ve hesap kayıtlarını, sözleşmeleri, anahtarları ve banka erişim belgelerini tutanakla devralmalıdır.
Karar defteri ve toplantı belgeleri
Kat Mülkiyeti Kanunu m.32, kat malikleri kararlarının noter tasdikli deftere yazılıp toplantıya katılanlarca imzalanmasını düzenler. Çağrı, gündem, katılım/vekalet kayıtları ve karar metni birlikte saklanmalıdır. Özellikle olağanüstü toplantının çağrı süresi ve yöntemi KMK m.29'a göre kontrol edilir. “Ayrı yönetici seçim belgesi” kararın yerine geçmez; seçimin dayanağı kurul kararıdır.
İşletme projesi ve aidat hesabı
2026'da 7579 sayılı Kanun'un KMK değişikliği işletme projesi usulünü yeniledi. Proje genel kurulda onaylanır; kabul edilmiş proje yoksa yönetici geçici proje hazırlar ve en geç üç ay içinde kurulun kabul kararı alınır. Eski “tebliğden sonra yedi gün itiraz edilmezse kesinleşir” kuralı kaldırıldı. Mevcut proje varsa geçici proje bedelindeki artış için kanundaki yeniden değerleme sınırı incelenir. Tahmini yıllık giderler, maliklere düşen paylar ve avans tutarları açık olmalı; proje, bildirim kayıtları ve karar birlikte dosyalanmalıdır.
Gelir-gider, fatura ve banka kayıtları
KMK m.36 uyarınca yönetici kararları, protokolleri, ihtar ve tebligat özetlerini ve giderleri tarih sırasıyla deftere yazar; gider belgelerini saklar. Aidat tahsilatları, banka dekontları, fatura ve makbuzlar denetim için düzenli tutulmalıdır. Ayrı bir “aidat defteri” veya “banka hesap defteri” adıyla her binada ikinci bir yasal defter varmış gibi sunulamaz; kullanılacak yardımcı tablo veya yazılım, KMK'daki kayıt yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Yönetici kat maliklerine hesap verebilecek mutabakatı sağlamalıdır.
Denetim, personel ve teknik belgeler
Denetçi veya denetim kurulu raporları ile yönetimin hesap verme belgeleri KMK m.41 çerçevesinde saklanır. Çalışan varsa iş sözleşmesi, SGK bildirimi, ücret, izin ve iş sağlığı/güvenliği kayıtları tutulur; her görevli için sabit 08.00–17.00 çalışma saati veya pazar izni varsayılmaz. Asansör bakım ve periyodik kontrol raporları, yangın güvenliği kayıtları, sigorta poliçeleri, onarım sözleşmeleri ve teknik raporlar binadaki sistemlere göre dosyalanır. Ortak yerin kiralanması veya reklam alanı kullanımı için belge saklamak tek başına yeterli değildir; KMK m.45 kararı ve ilgili izinler ayrıca kontrol edilir.
Ziyaretçi defteri zorunlu mu?
Her ziyaretçinin kimliği, plakası ve giriş çıkış saatinin ayrım gözetmeden kaydedilmesi genel bir yasal zorunluluk değildir. Güvenlik uygulaması gerekiyorsa amaç, veri miktarı, erişim ve saklama süresi KVKK ilkeleriyle belirlenmelidir. Kamera için de kurul kararı, hukuki dayanak, açı ve aydınlatma yükümlülüğü ayrı değerlendirilir.
Yeni yönetici için devir kontrol listesi
- Yönetim planı ve son yönetici seçimi kararı.
- Karar defteri, toplantı çağrıları ve vekaletler.
- Onaylı/geçici işletme projesi ve aidat borç-alacak dökümü.
- Banka hesapları, dekontlar, faturalar ve sözleşmeler.
- Personel, asansör, sigorta ve güvenlik dosyaları.
- Denetim raporları ile devam eden ihtar ve davalar.