Kat malikleri kurulu çağrısında toplantının tarihi, saati, yeri, gündemi ve varsa ikinci toplantı bilgisi açık olmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.29’daki en az 15 gün önce, sebep belirtilerek imza karşılığı çağrı veya taahhütlü mektup usulü olağanüstü toplantı içindir. Olağan toplantıda yönetim planındaki toplantı zamanı ve çağrı düzeni incelenir; bütün toplantılar için aynı 15 günlük süreyi otomatik uygulamak doğru değildir.
Kat malikleri kuruluna davet mektubu örneği
“[Apartman/site adı] kat maliklerine: [Olağan/olağanüstü] kat malikleri kurulu toplantısı [tarih] günü [saat]’te [yer] adresinde yapılacaktır. Gündem: 1) [konu], 2) [konu]. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı [tarih, saat, yer] bilgisindeki şekilde yapılacaktır. [Olağanüstü ise önemli sebebi açıklayın.] Toplantı ve temsil belgeleri için [iletişim]. [Çağrıyı yapan yetkili, tarih, imza].”
Bu örnek boşlukları doldurmakla tek başına hukuka uygun çağrı oluşturmaz. Toplantının türü, çağrı yetkisi, teslim usulü, yönetim planı ve ikinci toplantı aralığı ayrıca kontrol edilmelidir.
Olağan ve olağanüstü toplantı farkı
Olağan kurul yılda en az bir kez toplanır; yönetim planında zaman belirtilmemişse KMK m.29 uyarınca ocak ayı esas alınır. Toplu yapı için kanunda farklı asgari toplantı sıklığı vardır. Önemli bir sebep varsa yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin istemiyle olağanüstü toplantı yapılabilir. Sebep bütün maliklere en az 15 gün önce kanundaki usulle bildirilir. E-posta veya mesaj ek bilgilendirme sağlayabilir; olağanüstü toplantıdaki kanuni çağrı usulünün otomatik yerine geçmez.
Çağrı kime gönderilir?
Kat malikleri kurulunun üyeleri bağımsız bölüm malikidir. Kiracı, malikin usulüne uygun vekili olarak katılabilir; sırf kiracı olduğu için bütün kiracılara ayrıca çağrı yapılması yönünde genel hüküm yoktur. Vekâlet için yalnız birinci derece akraba olma zorunluluğu da yoktur; temsil yetkisi ve KMK m.31’deki oy sınırları incelenir.
İkinci toplantı nasıl belirtilir?
İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı, KMK m.29–30’daki takvime göre yapılır: ilk toplantıdan en az 7 gün sonra ve en geç 15 gün içinde. Çağrıda ikinci tarih, yer ve saatinin baştan açıkça yer alması belirsizliği azaltır. Kanundaki özel karar yeter sayıları ikinci toplantıda da korunur.
Karar defteri ve itiraz
Çağrının teslim kayıtlarını saklayın. Alınan kararlar KMK m.32 uyarınca karar defterine yazılıp toplantıda bulunan malikçe imzalanmalıdır; çağrı mektubu karar kaydının yerini tutmaz. Karara katılıp karşı oy kullanan malik için karar tarihinden, katılmayan malik için öğrenmeden başlayan bir aylık iptal davası süresi ve kural olarak karar tarihinden altı aylık üst süre vardır (m.33). Başlangıç tarihini her olayda “karar açıklandıktan sonra” diye genellememek gerekir.
Resmî metin için Kat Mülkiyeti Kanunu m.29–33’ü inceleyin.